Sacherschließung in der Bibliothek des Sprachendienstes des Auswärtigen Amts

Altbestände (Erwerbungsjahre ca. 1975 ? 2001, Zettelkataloge)

1) Dokumentation, d.h. eigene, im Referat erstellte Übersetzungen, amtl. Dokumente von internationalen Organisationen., graue Literatur usw.(kostenloses Material):

Das Material ist nur über den Schlagwortkatalog erschlossen. Keine systematische Aufstellung (Ablage in Registratur, Klappenschränken, Hängeregistratur).

Sacherschließung nach selbst erarbeiteter Schlagwortliste (enges Schlagwort).
Neue Schlagwörter wurden nur zögerlich aufgenommen. Eingehende Prüfung, wie der Inhalt bisher verschlagwortet wurde.

2) Monographien und fast alle kostenpflichtigen Materialien:

Aufstellung nach referatsinterner Systematik.
Sacherschließung über Schlagwortkatalog nach selbst erarbeiteter Schlagwortliste (weites Schlagwort) und ggfs. zusätzlich über Körperschaftskartei.

Ansetzungsregeln gab es bei den beiden Schlagwortlisten nicht. Es wurde immer der im Sprach- bzw. Amtsgebrauch geläufigste Begriff gewählt, ggfs. mit Verweisungen gearbeitet. Da die Kataloge auch nur intern genutzt wurden, hat es kaum Probleme gegeben. Auch bei der Übernahme der Bibliothek von meiner Vorgängerin hatte ich keine Mühe, den SW-Katalog fortzuführen. Gelegentlich habe ich Benutzer und Benutzerinnen gefragt, unter welchem Schlagwort sie etwas suchen würden.

Neuerwerbungen ab ca. 2001 (Onlineerfassung)

Für alle Neuerwerbungen werden Schlagwörter nach der SWD vergeben. Da wir die SWD nur mittels Cut & Paste von der halbjährlich erscheinenden CD-ROM nutzen können, und die SWD nicht für Spezialbibliotheken ausgelegt ist, müssen gelegentlich eigene, aktuellere SW gebildet werden. Diese können in unserem System mit einem Status-Indikator als „provisorisch“ gekennzeichnet werden. Sie werden dann ggfs. bei einem Update der CD-ROM rausgefiltert, überarbeit oder vervollständigt.
Da die SWD-Redaktion nur ?neue? Schlagwörter aufnimmt, wenn eine Monographie zu diesem Schlagwort vorliegt, es in Nachschlagewerken auftaucht etc., ist mit zeitlichem Verzug zu rechnen. Diesen umgehen wir mit den ?provisorischen? eigenen Schlagwörtern.

Die Fremddatenübernahme inklusive Sacherschließung ist bei dem sehr spezialisierten Material der Sprachendienst-Bibliothek nur eingeschränkt gegeben.
Ein großer Vorteil ist allerdings, dass man sich bei der Übernahme von SWD-Schlagwörtern nicht mehr um Ansetzungen, Verweisungsformen etc. kümmern muss.

Bei der Retrokonversion wird versucht, die alten ?eigenen? Schlagwörter der Zettelkataloge möglichst durch SWD-Schlagwörter zu ersetzen.

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